CFOP 5405: o que é, quando utilizar e como evitar erros na emissão da NF-e

O que é o CFOP 5405?

O CFOP 5405 corresponde à seguinte natureza de operação:

Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita ao regime de Substituição Tributária, na condição de contribuinte substituído.

Em outras palavras, trata-se da revenda de uma mercadoria cujo ICMS já foi recolhido anteriormente pelo responsável tributário da cadeia — normalmente o fabricante ou importador.

Isso significa que, na venda realizada pelo estabelecimento revendedor, não há novo recolhimento do ICMS-ST, pois esse imposto já foi antecipado na etapa anterior da circulação da mercadoria.

O código pertence ao grupo dos CFOPs iniciados pelo número 5, indicando que a operação ocorre dentro do mesmo estado (operação interna).

Importante: o CFOP 5405 não é utilizado em operações de exportação nem de importação. Apesar de algumas publicações antigas associarem esse código ao comércio exterior, essa informação está incorreta. O CFOP 5405 é destinado exclusivamente a operações internas envolvendo mercadorias sujeitas ao regime de Substituição Tributária.

O que é o ICMS por Substituição Tributária (ICMS-ST)?

Para compreender o CFOP 5405, é necessário entender o funcionamento do ICMS por Substituição Tributária (ICMS-ST).

Nesse regime, a legislação determina que um único contribuinte da cadeia comercial seja responsável por recolher antecipadamente o ICMS devido nas operações seguintes.

Na prática, isso significa que:

• a indústria ou o importador recolhe o imposto antecipadamente;

• os demais revendedores comercializam a mercadoria sem realizar um novo recolhimento de ICMS-ST;

• o imposto referente às etapas futuras já foi pago anteriormente.

Esse modelo simplifica a fiscalização e reduz a evasão tributária, sendo amplamente utilizado em diversos segmentos econômicos.

Como funciona na prática?

Imagine a seguinte operação:

Indústria → Distribuidor → Loja → Consumidor

A indústria recolhe antecipadamente o ICMS-ST considerando toda a cadeia de comercialização.

Quando o distribuidor vende para a loja, e posteriormente a loja vende ao consumidor, o imposto referente à Substituição Tributária já foi quitado.

Nesses casos, a venda realizada pelo distribuidor ou pela loja poderá utilizar o CFOP 5405, desde que todos os requisitos previstos na legislação sejam atendidos.

Quando utilizar o CFOP 5405?

O CFOP 5405 deve ser utilizado quando a empresa realiza:

• venda de mercadoria adquirida de terceiros;

• mercadoria sujeita ao regime de ICMS-ST;

• operação realizada dentro do mesmo estado;

• empresa na condição de contribuinte substituído.

Ou seja, trata-se de uma revenda de produtos cujo ICMS-ST já foi recolhido anteriormente.

Entre os segmentos em que esse código costuma aparecer estão:

• autopeças;

• materiais elétricos;

• tintas e vernizes;

• bebidas;

• produtos alimentícios;

• cosméticos;

• materiais de construção;

• pneus;

• medicamentos;

• produtos de higiene.

Vale lembrar que a incidência da Substituição Tributária depende da legislação de cada estado e da classificação fiscal (NCM) da mercadoria.

Por isso, antes da emissão da nota fiscal, é fundamental confirmar se aquele produto realmente está enquadrado no regime de ICMS-ST.

Como saber se uma mercadoria utiliza o CFOP 5405?

Não basta conhecer o produto comercializado. É necessário analisar conjuntamente diferentes informações fiscais.

Os principais pontos de verificação são:

Essa conferência é essencial porque uma mesma NCM pode possuir tratamento tributário diferente dependendo da unidade da federação envolvida.

CFOP 5405 pode ser utilizado na importação?

Não.

Essa é uma das dúvidas mais frequentes entre profissionais de comércio exterior.

O CFOP 5405 não identifica operações de importação.

As operações de entrada de mercadorias importadas utilizam CFOPs iniciados pelo número 3, enquanto as saídas decorrentes dessas mercadorias utilizam outros códigos específicos conforme a natureza da operação.

Embora produtos importados possam futuramente integrar operações sujeitas ao ICMS-ST, o uso do CFOP dependerá da etapa da circulação da mercadoria e da natureza da venda realizada.

CFOP 5405 pode ser utilizado em exportações?

Também não.

Exportações possuem CFOPs próprios, iniciados pelo número 7, destinados exclusivamente às operações cujo destino é o exterior.

Por isso, utilizar o CFOP 5405 em uma exportação caracteriza erro na emissão do documento fiscal.

Essa confusão costuma ocorrer porque algumas mercadorias importadas ou industrializadas podem posteriormente participar de operações sujeitas ao ICMS-ST no mercado interno. Entretanto, isso não transforma o CFOP 5405 em um código de exportação.

Diferença entre CFOP 5405 e 6405

Uma dúvida bastante comum é a diferença entre os códigos 5405 e 6405.

Embora ambos estejam relacionados à revenda de mercadorias sujeitas ao ICMS-ST, a principal diferença está na localização da operação.

Ou seja, a natureza tributária é semelhante, mas o destino da mercadoria determina qual código deve ser utilizado.

Escolher o CFOP incorreto pode gerar inconsistências na escrituração fiscal, divergências no SPED Fiscal e problemas durante fiscalizações.

CFOP 5405 x outros códigos semelhantes

A tabela abaixo ajuda a diferenciar alguns dos CFOPs frequentemente confundidos pelos profissionais fiscais.

Entender essas diferenças reduz significativamente o risco de emissão incorreta da Nota Fiscal Eletrônica.

Como emitir corretamente uma NF-e com o CFOP 5405

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) exige atenção aos dados fiscais da operação. O uso incorreto do CFOP pode resultar em inconsistências na escrituração, divergências no SPED Fiscal, problemas em fiscalizações e necessidade de correção dos documentos emitidos.

Antes de utilizar o CFOP 5405, siga este passo a passo.

1. Confirme a natureza da operação

O primeiro passo é verificar se a venda corresponde, de fato, à revenda de uma mercadoria adquirida de terceiros e sujeita ao regime de ICMS por Substituição Tributária (ICMS-ST).

Esse código não deve ser utilizado para:

• industrialização própria;

• exportações;

• importações;

• operações de remessa;

• transferências entre estabelecimentos;

• devoluções.

2. Verifique a classificação fiscal (NCM)

A aplicação do ICMS-ST depende da classificação fiscal da mercadoria e da legislação vigente.

Por isso, confirme se o NCM está enquadrado nas regras de Substituição Tributária previstas para o estado em que a operação será realizada.

3. Analise a legislação estadual

Embora existam convênios nacionais celebrados no âmbito do Confaz, cada unidade da federação pode estabelecer regras específicas para determinados produtos.

Essa etapa evita enquadramentos incorretos.

4. Confira o CST ou CSOSN

O Código de Situação Tributária (CST) ou o Código de Situação da Operação no Simples Nacional (CSOSN) deve ser compatível com a operação realizada.

Uma inconsistência entre CST e CFOP pode gerar rejeições na validação da nota fiscal e problemas na apuração tributária.

5. Revise todas as informações da NF-e

Antes da transmissão, revise:

• NCM;

• CFOP;

• CST/CSOSN;

• base de cálculo;

• alíquota;

• valores do ICMS-ST;

• descrição da mercadoria;

• destinatário;

• unidade federativa.

Uma conferência preventiva reduz significativamente retrabalho e riscos fiscais.

Principais erros ao utilizar o CFOP 5405

Embora o conceito pareça simples, diversos erros ainda são observados na rotina das empresas.

Os mais frequentes incluem:

Utilizar o CFOP 5405 em operações interestaduais

Esse é um dos erros mais comuns.

Quando a venda ocorre para outro estado, normalmente o código correspondente é o CFOP 6405, desde que a operação atenda às demais condições previstas na legislação.

Aplicar o código em produtos sem ICMS-ST

Nem toda mercadoria comercializada está sujeita ao regime de Substituição Tributária.

O uso indevido do CFOP pode resultar em escrituração incorreta e divergências fiscais.

Ignorar alterações na legislação

A legislação tributária brasileira sofre alterações frequentes.

Convênios do Confaz, Ajustes SINIEF e normas estaduais podem modificar regras de enquadramento, exigindo atualização constante das equipes fiscais.

Informar um NCM incorreto

A classificação fiscal da mercadoria influencia diretamente diversos aspectos tributários:

• incidência de impostos;

• aplicação de benefícios fiscais;

• enquadramento em regimes especiais;

• utilização correta do CFOP.

Por isso, erros na NCM podem desencadear uma sequência de inconsistências fiscais.

Não revisar os documentos recebidos do fornecedor

Em muitos casos, problemas fiscais têm origem nas informações recebidas da indústria ou do distribuidor.

A conferência documental deve fazer parte da rotina antes da emissão de qualquer NF-e.

Checklist: quando utilizar o CFOP 5405

Antes de emitir a nota fiscal, confirme os seguintes pontos:

✅ A operação é uma venda?

✅ A mercadoria foi adquirida de terceiros?

✅ A operação ocorre dentro do mesmo estado?

✅ O produto está sujeito ao ICMS-ST?

✅ O imposto já foi recolhido anteriormente?

✅ O CST é compatível com a operação?

✅ O NCM foi revisado?

✅ A legislação estadual foi consultada?

Se alguma dessas respostas for negativa, vale revisar o enquadramento fiscal antes da emissão da nota.

Qual a relação entre CFOP, NCM e compliance fiscal?

Na prática, CFOP e NCM são informações complementares.

Enquanto o NCM identifica a mercadoria, o CFOP identifica a natureza da operação realizada.

Esses dois códigos, juntamente com CST, CEST, alíquotas e demais informações fiscais, formam a base da escrituração tributária.

Quando qualquer um desses elementos é informado incorretamente, toda a cadeia de informações fiscais pode ser impactada.

Entre os riscos estão:

• pagamento indevido de tributos;

• autuações fiscais;

• glosas de crédito;

• retrabalho operacional;

• dificuldades em auditorias;

• inconsistências no SPED Fiscal;

• aumento do risco de fiscalização.

Por isso, empresas que operam grandes volumes de notas fiscais têm investido cada vez mais em automação, validação inteligente de dados e inteligência artificial para apoiar o compliance tributário.

Como a inteligência artificial reduz erros fiscais no comércio exterior

A transformação digital também está mudando a forma como empresas gerenciam operações fiscais e de comércio exterior.

Hoje, soluções baseadas em inteligência artificial conseguem analisar grandes volumes de documentos, identificar inconsistências e fornecer informações estratégicas para apoiar a tomada de decisão.

Entre as aplicações mais relevantes estão:

• conferência automatizada de documentos fiscais;

• cruzamento de informações entre invoices, packing lists e conhecimentos de embarque;

• validação de NCMs;

• identificação de divergências cadastrais;

• monitoramento de operações internacionais;

• acompanhamento de embarques em tempo real;

• consolidação de indicadores para gestão.

Embora a definição do CFOP continue sendo uma responsabilidade fiscal da empresa, tecnologias baseadas em IA ajudam a reduzir erros operacionais e aumentar a confiabilidade das informações utilizadas nas operações.

Como a Logcomex.ai apoia operações mais inteligentes e seguras

A complexidade tributária brasileira exige que profissionais de comércio exterior trabalhem com informações consistentes, atualizadas e integradas.

Nesse cenário, a Logcomex.ai reúne inteligência artificial, automação e informações inteligentes para oferecer maior visibilidade sobre toda a operação internacional.

Com a plataforma, empresas podem:

• centralizar informações sobre embarques internacionais;

• acompanhar documentos e eventos logísticos em tempo real;

• identificar inconsistências entre documentos da operação;

• monitorar indicadores estratégicos;

• obter maior rastreabilidade das importações;

• reduzir retrabalho operacional;

• apoiar processos de compliance e governança de dados.

Ao transformar grandes volumes de dados em inteligência acionável, a Logcomex.ai ajuda equipes de comércio exterior a tomar decisões mais rápidas, reduzir riscos e aumentar a eficiência operacional.

Importante: a definição do CFOP continua sendo uma obrigação fiscal da empresa, mas contar com dados confiáveis e processos automatizados reduz significativamente o risco de erros que podem impactar a operação.

Conclusão

O CFOP 5405 é um código fiscal essencial para operações internas envolvendo mercadorias sujeitas ao ICMS por Substituição Tributária. Seu uso correto contribui para a conformidade tributária, evita inconsistências na escrituração fiscal e reduz riscos de autuações.

No entanto, a correta definição do CFOP depende da análise conjunta de diversos elementos, como a natureza da operação, a classificação fiscal (NCM), a legislação estadual e o enquadramento tributário da mercadoria.

À medida que as operações se tornam mais complexas e o volume de informações cresce, contar com tecnologia para apoiar a gestão documental, a conferência de dados e o monitoramento das operações torna-se um diferencial competitivo.

Com soluções baseadas em inteligência artificial, como a Logcomex.ai, empresas ganham mais visibilidade sobre suas operações internacionais, fortalecem seus processos de compliance e tomam decisões com mais segurança, agilidade e inteligência.

Perguntas frequentes

O que significa o CFOP 5405?

É o código utilizado para identificar a venda interna de mercadorias adquiridas de terceiros e sujeitas ao regime de ICMS por Substituição Tributária, quando o vendedor é contribuinte substituído.

O CFOP 5405 é utilizado na importação?

Não. Operações de importação utilizam CFOPs específicos de entrada, iniciados pelo número 3.

O CFOP 5405 pode ser usado em exportações?

Não. Exportações possuem códigos próprios, iniciados pelo número 7.

Qual a diferença entre CFOP 5405 e 6405?

O CFOP 5405 é utilizado em operações internas, enquanto o 6405 é aplicado em operações interestaduais, observados os requisitos legais.

O CFOP 5405 gera novo recolhimento de ICMS-ST?

Em regra, não. O ICMS-ST já foi recolhido anteriormente pelo contribuinte substituto, conforme a legislação aplicável.

Toda mercadoria pode utilizar o CFOP 5405?

Não. Apenas mercadorias enquadradas no regime de ICMS-ST e que atendam aos requisitos da legislação vigente.

Como saber se um produto está sujeito ao ICMS-ST?

É necessário verificar a NCM da mercadoria, os convênios do Confaz e a legislação do estado envolvido na operação.

O uso incorreto do CFOP pode gerar multas?

Sim. A utilização inadequada pode resultar em inconsistências fiscais, autuações, necessidade de retificação de documentos e outros impactos tributários.